Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber  

Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist die

Für Bewerberinnen und Bewerber der CRS Clinical Research Services Mannheim GmbH („hVIVO Mannheim“) und CRS Clinical Research Services Kiel GmbH („hVIVO Kiel“)

• CRS Clinical Research Services Mannheim GmbH Grenadierstraße 1 68167 Mannheim

Für Bewerberinnen und Bewerber der CRS Clinical Research Services Berlin GmbH

• CRS Clinical Research Services Berlin GmbH Siemensdamm 65 13627 Berlin

Sie finden weitere Informationen zu den genannten Unternehmen auf unserer Internetseite: https://www.hvivo.com

Welche Daten werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?

Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Unternehmen) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.

Soweit wir es für die Besetzung der Stelle für erforderlich halten, ist es nicht ausgeschlossen, dass wir auch personenbezogene Daten von Ihnen bei Dritten erheben. Das kann z.B. eine Internetrecherche oder eine Recherche im Bereich „Social Media“ (z.B. LinkedIn, XING) sein. Insoweit verweisen wir schon jetzt auf die ergänzenden Hinweise am Ende. Die weiteren Angaben, die nach Art. 14 DSGVO in diesen Fällen erforderlich sein können, werden wir Ihnen dann – soweit erforderlich – gesondert mitteilen.

Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.

Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Sofern besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z.B. Gesundheitsdaten) ist die Rechtsgrundlage § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 3 Monaten gelöscht.

Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren Talent-Pool übernehmen. Dort werden die Daten nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht.

Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens die Zusage für eine Stelle erhalten haben, verbleiben die Daten in unserem Personalsystem HRworks und werden innerhalb des Systems vom Bewerberstatus und den Angestelltenstatus überführt.

An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?

Wir nutzen für den Bewerbungsprozess das Personalsystem HRworks. HRworks kann im Zusammenhang mit der Wartung und Pflege des Systems ggf. auch Kenntnis von Ihren personenbezogenen Daten erhalten.

Wir haben mit diesem Anbieter einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen, der sicherstellt, dass die Datenverarbeitung in zulässiger Weise erfolgt.

Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.

Aufgrund der Konzernstruktur kann es sein, dass der für die offene Stelle verantwortliche Abteilungsleiter Mitarbeitender der Muttergesellschaft hVIVO Services Limited, Floor 24, 40 Bank Street, London, E14 5NR ist. In diesen Fällen ist es notwendig, Ihre Bewerbungsunterlagen nach Großbritannien weiterzuleiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f in Verbindung mit Erwägungsgrund 48.

Die EU-Kommission hat für Großbritannien einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, d. h., dass ein gleichwertiges Schutzniveau besteht.

Ihre Rechte als „Betroffene“

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Bei einer Auskunftsanfrage bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Sie haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Unsere Datenschutzbeauftragten

Wir haben eine Datenschutzbeauftragte in unserem Unternehmen benannt. Sie erreichen diese unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:

CRS Clinical Research Services Mannheim GmbH – Datenschutzbeauftragte – Grenadierstraße 1 68167 Mannheim E-Mail: ds_datenschutzbeauftragter@hvivo.de

CRS Clinical Research Services Berlin GmbH - Datenschutzbeauftragte-

Siemensdamm 65 13627 Berlin

E-Mail: datenschutzbeauftragter@crs-group.de

Beschwerderecht

Grundsätzlich haben Sie das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

• CRS Berlin: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Friedrichstrasse 219, 10969 Berlin, Tel. 030/ 13889-0, Email: mailbox@datenschutz-berlin.de

• CRS Kiel: Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Postfach 7116, 24171 Kiel, Tel. 0431 988-1200, Email: mail@datenschutzzentrum.de

• CRS Mannheim: Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden- Württemberg, Postfach 102932, 70025 Stuttgart, Tel. 0711/ 615541-0, Email: poststelle@lfdi.bwl.de

Darüber hinaus können Sie sich an jede andere Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden.

Ergänzende Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die nicht vom Betroffenen erhoben wurden (Art. 14 DSGVO)

Für den Fall, dass wir personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen verarbeiten, die wir nicht direkt von Ihnen erhalten haben, gelten ergänzend die nachfolgenden Hinweise:

Datenkategorien, die wir in diesem Zusammenhang verarbeiten können, sind Informationen über Sie, die im Internet allgemein zugänglich sind oder über „Social Media“-Plattformen (z.B. LinkedIn, XING) recherchiert werden können. Ferner können es Daten über vorherige Arbeitsverhältnisse sein.

Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, wobei unser Interesse darin besteht, möglichst geeignete Bewerbende für die jeweiligen Stellen zu finden.

Für den Fall, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen, die wir nicht bei Ihnen erhoben haben, verarbeiten, informieren wir Sie gesondert über die Quelle der personenbezogenen Daten, soweit Sie nicht bereits über die Information verfügen. Für die weiteren, im Hinblick auf Art. 14 DSGVO erforderlichen Informationen, wird auf die Informationen in diesen Datenschutzhinweisen verwiesen.